“ „Wir bestätigen dankend den Erhalt Ihres Schreibens vom … und teilen Ihnen mit, dass …“ „Wir bitten Sie höflichst,
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1Schnellübersicht SeiteNichts ist wichtiger als gute Kommunikation! 7 So schreiben Sie „First-Class“-Geschäftsbriefe 9 Anrede, Titel, Anschrift – korrekt und zeitgemäß 31 Der kaufmännische Schriftverkehr – 51 von der Anfrage bis zur Buchungsbestätigung Protokolle, Akten- und Telefonnotizen 111 richtig formulieren Geschäftskorrespondenz per E-Mail 123 Persönliche Briefe für Jubiläen, Geburtstage 129 und sonstige AnlässeBewerbungsschreiben und Musterbriefe 153 Stichwortverzeichnis 160 23456789
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www.WALHALLA.de 71Nichts ist wichtiger als gute Kommunikation!Kommunikation ist eine Frage des Lebens und Überlebens in allen Unternehmen. Um miteinander korrekt zu kommunizieren, muss man wissen, dass der Geschäftsbrief im heutigen Management wesentlich zum Unternehmenserfolg beiträgt.Ein Geschäftsbrief, der immer auch eine Visitenkarte des Unter- nehmens ist, muss durch seine korrekte Form und den sachlichen Inhalt wirken. Er sollte mit kurzem, klarem Text in freundlicher Sprache abgefasst sein.Der korrekte Geschäftsbrief hat auch etwas mit Diplomatie zu tun. Manches wird zwischen den Zeilen gesagt. Dafür bedarf es unbe- dingt präziser Formulierungen.Wichtig ist allerdings, dass die Höflichkeit durch die Kürze nicht beeinträchtigt wird. Manchmal ist ein schmückendes Beiwerk nö- tig, wenn eine bestimmte Nuance übermittelt werden soll.Fingerspitzengefühl und Takt sind gefragt In der Geschäftskorrespondenz spielt der Takt eine große Rolle. Mancher Abschluss ist nur wegen einer ungewollten Taktlosigkeit nicht zustande gekommen. Schmeicheleien und jede Form von Anbiederung wirken peinlich und sind daher zu vermeiden. Etwa als Auflockerung gedachte Sprüche, Banalitäten oder neckische Bemerkungen sind unangebracht und meist kontraproduktiv. Ziel dieses BuchesIn diesem Ratgeber ist, sozusagen als Warnung, auch der schlechte Stil angedeutet: Die leeren Phrasen und Worthülsen, die durch Ge- wohnheit und Bequemlichkeit —althergebrachtfi sind.Der zeitgemäße Briefstil bildet den Schwerpunkt dieses Buches. Er soll zur Gewohnheit werden und modernen Unternehmen sowie ihrem Führungsnachwuchs bei der Rationalisierung ihrer Schreib- arbeit und im Schriftverkehr als Grundlage für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss dienen. Moderne Textverarbeitung verlangt zeitgemäße und niveauvolle Briefe!
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8 www.WALHALLA.de 1Nichts ist wichtiger als Kommunikation!Beachten Sie, dass die in diesem Fachratgeber enthaltenen Mus-terbriefe nur Formulierungs vorschläge enthalten und von Ihnen individuell geändert werden können Œ für jede Situation: passend, treffsicher, anspruchsvoll. Denn der erste Eindruck entscheidet oft über das letzte Wort. Noch eine AnmerkungMein Sohn Bernd hat sich seinen Traum erfüllt, selbstständig und damit sein eigener Chef zu sein.Er hat bei seinem unermüdlichen, harten Aufbau gerade in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation erfahren, dass be- sonders in der täglich anfallenden Korres pondenz Inhalt und Recht nahe beieinander liegen Œ nach dem Motto: Wer schreibt, der bleibt.So möchte ich mit meinem Ratgeber auch die karriereorientierte junge Generation unterstützen.Bärbel Wedmann-Tosuner
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2So schreiben Sie —First-Classfi-Geschäftsbriefe Moderne Briefkultur im Unternehmen 10 Unternehmenssprache als Teil der Corporate Identity 11 Die Entwicklung des heutigen Briefstils 11 Kundenorientiertes Formulieren .. 13 Acht Grundregeln für einen guten Briefstil .. 16 Auch Formvorschriften gehören dazu! . 22
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10 www.WALHALLA.de 2Moderne Briefkultur im Unternehmen Ein Geschäftsbrief, der immer auch eine Visitenkarte der Firma ist, muss durch seine korrekte Form und den sachlichen Inhalt wirken. Er soll te in kurzem, klarem Text in freundlicher Sprache abgefasst sein. Vermeiden Sie es, schon bekannte Tatsachen zu wiederholen. Wichtige Punkte und Fragen sollten beantwortet werden, wobei Sie auf unnötige Phrasen oder Floskeln verzichten sollten.Verwenden Sie keine umständlichen Formulierungen wie —Wir nehmen höflichst Bezug auf Ihre Schreiben vom –fi. Viel freund- licher und auch persönlicher klingt diese Einleitung: —Vielen Dank für Ihren Brief/Ihre Anregung etc.fi Betrachten Sie jeden Brief- wechsel als Dialog, dann fällt es Ihnen leichter, klar und verständ- lich zu formulieren. Redewendungen, die Sie im Gespräch nicht benutzen wür den, sollten Sie auch nicht in einem Anschreiben verwenden. Niemand beendet ein Ge spräch mit den Worten: —Ich hoffe, Ihnen hiermit gedient zu haben.fi Oder etwa: —Ihrer Rück- antwort mit Interesse entgegensehend.fi Warum so gestelzt schrei- ben? Über solche Phrasen lächelt man heute, sie passen nicht in ein modernes Firmenbild.Wichtig: Wiederholen Sie in einem Antwortschreiben nicht, was der Briefpartner geschrieben hat. Das weiß er. Gehen Sie auf seine Fragen vollständig ein. Jede nicht beantwortete Frage ver ursacht neuen Schriftwechsel, der ja ge rade vermieden werden soll. Die meisten Briefe lassen sich um ein Drittel oder mehr kürzen, wenn al le überflüssigen Redewendungen gestrichen werden.Praxis-Tipp:Die Höflichkeit darf un ter der Kürze nicht leiden, und manch-mal ist schmückendes Beiwerk nötig, wenn eine bestimmte Nuance übermittelt werden soll. Denn wie in der Diplomatie wird manches auch in Geschäftsbriefen zwischen den Zei len gesagt, und dafür bedarf es präziser Formulierungen.Gelegentlich schreibt man Briefe an einen Geschäftspartner, der persönlich näher be kannt ist oder dessen Vorlieben, Kontakte oder Schwächen man kennt. Hier ist Vorsicht und größte Zurück-
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12 www.WALHALLA.de —First-Classfi-Geschäftsbriefe2Nach wie vor verwendetes Kaufmannsdeutsch der 50er und 60er Jahre —Vielen Dank, dass Sie den Unterzeichner am o. g. Tag so freund- lich empfangen haben.fi—Bitte setzen Sie sich bezüglich der Wegbeschreibung im Vorfeld mit uns in Verbindung.fi —Wir bestätigen dankend den Erhalt Ihres Schreibens vom – und teilen Ihnen mit, dass –fi —Wir bitten Sie höflichst, –fi — und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung.fi Geschäftsstil heute—Vielen Dank für Ihr Schreiben. Gerne informieren wir Sie –fi —Das Telefongespräch mit Ihnen war für mich sehr informativ.fi —Wir bitten Sie, –fiBeispiele für sprachliche Grundregeln AltNeu Wir bitten Sie um baldige Nach-richt, welchen Weg Sie beschrei- ten möchten, um die Angelegen- heit möglichst problemlos und für uns beide am sinnvollsten zu erle- digen.Bitte informieren Sie uns so schnell wie möglich/sofort, wie Sie diese Angelegenheit klären möchten.Gewiss haben Sie den/die fälligen Posten der Aufstellung übersehen. Sollten Unstimmigkeiten bestehen oder sollte Ihnen der Beleg fehlen, wenden Sie sich bitte an unsere Buchhaltung.Sie haben den/die fälligen Pos ten der Aufstellung sicher übersehen. Sollte Ihnen der Beleg fehlen oder ein Missverständnis vorliegen, in- formieren Sie bitte sofort unsere Buchhaltung.
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www.WALHALLA.de 13 2Kundenorientiertes Formulieren AltNeu Die Zahlungsfrist ist gemäß den vereinbarten Konditionen abge- laufen. Wir ersuchen Sie ebenso höflich wie dringend, die nachste- henden Rechnungen baldmög- lichst zu überweisen.Bitte überweisen Sie die aufge-führten Rechnungsbeträge nach den vereinbarten Konditionen in- nerhalb – (Frist setzen).Betrachten Sie diesen Brief als gegenstandslos, wenn Sie die Re- gulierung bereits vorgenommen haben.Bitte vergessen/übergehen Sie die-ses Mahnschreiben, wenn Sie die Rechnung schon bezahlt haben.Wir hoffen abschließend auf eine zügige und sorgfältige Ausfüh- rung der Arbeiten und verblei- ben –Werden Sie unseren Auftrag schnell und sorgfältig ausführen?In Erwartung einer baldigen Rück-meldung verbleiben wir –Bitte rufen Sie uns sofort an/ Wir erwarten Ihre Nachricht.Mit freundlichen GrüßenWir hoffen, Ihnen mit o. g. Anga- ben gedient zu haben und ver- bleiben –Helfen Ihnen diese lnformationen weiter? Mit freundlichen Grüßen Kundenorientiertes Formulieren Moderne Textverarbeitung verlangt einen zeitgemäßen Schreib- stil. Jede Korrespondenz stellt einen Dialog dar. Zugleich sollten die Formulierungen sachlich, kurz und präzise sein.noch: Beispiele für sprachliche Grundregeln
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14 www.WALHALLA.de —First-Classfi-Geschäftsbriefe2Kleine StilkundeStilBriefWirkung Ich-StilChefüberzeugend sicher dynamischSie-StilKundepersönlich abschlussorientiert positiv kundenorientiertWir-Stil Kunden + Beraterwir beide wir gemeinsamverbindlichpersönlich vertraulichAchtung: Verbleiben Sie nicht länger, wie hochachtungsvoll auch im- mer, und sehen Sie nicht länger der Erwartung entgegen. Bitten Sie nicht höflich. Wer bittet, ist höflich genug. Solche Ausführungen sind heutzutage überholt, sie wirken unsicher und undynamisch.Schreiben Sie nicht: In der Anlage – (in der Anlage wachsen Blumen!/steht eine Bank) Beiliegend erhalten Sie – (man liegt im Bett bei jemandem)Besser ist: Aus unserem gesamten Lieferprogramm erhalten Sie – Diesem Schreiben ist – beigefügt. Ihre Ausschreibungsunterlagen erhalten Sie mit diesem Schreiben.
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www.WALHALLA.de 15 2Kundenorientiertes Formulieren Beispiele für sprachliche Grundregeln AltNeu Vermeiden Sie Doppelausdrücke Die entstandenen Kosten wer- den wir tragen.Die Kosten werden wir tragen.Wie Sie vermutlich erfahren ha-ben dürften –Sie haben sicher erfahren – Das Aktiv wirkt lebendiger als das PassivDie noch fehlende Software wird Ihnen zugeschickt.Die Software erhalten Sie in den nächsten Tagen. Die Waren konnten von uns noch nicht abgeschickt werden.Wir konnten die Waren noch nicht abschicken. Setzen Sie den —Siefi-Stil ein und sprechen Sie den Empfänger direkt an Wir senden Ihnen –Sie erhalten – Leider haben wir – übersehen und bitten um Entschuldigung.Bitte entschuldigen Sie die ver- spätete Antwort. Wir vergaßen – Vermeiden Sie Schachtelsätze und Einschübe Wir bitten Sie, dass Sie die Zah-lungsfrist, die wir vereinbart ha- ben, unbedingt einhalten.Bitte halten Sie die vereinbarte Zahlungsfrist unbedingt ein.Da wir auf unser Angebot nichts von Ihnen hörten, haben wir nicht mehr damit gerechnet, dass Sie noch bestellen würden.Sie haben auf unser Angebot nicht geantwortet. Daher haben wir nicht mehr mit Ihrer Bestel- lung gerechnet. Verwenden Sie Verben, Substantive wirken gestelzt in Auftrag geben einer Prüfung unterziehen in Rechnung stellenzum Versand bringen in Kenntnis setzenbestellen prüfen berechnen versenden informieren
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