Oct 13, 2021 — Vooraf. Bestuurder en Raad van Commissarissen (RvC) van Bergopwaarts werkten samen aan voorliggende visie. Kaders hiervoor zijn de Woningwet
66 KB – 7 Pages
PAGE – 1 ============
1 / 7 Visie op Besturen & Toezicht Houden Woningbouwvereniging Bergopwaarts Vastgesteld op 13 oktober 2021 Vooraf Bestuur der en R aad van Commissarissen (RvC) van Bergopwaarts werkten samen aan voorliggende visie. Kaders hiervoor zijn de Woningwet en de Governancecode 2020. Deze geven richting aan de wijze waarop wij, bestuurder en Rv C , functioneren en hoe wij verantwoording afleggen over onze resultaten. De principes uit de Governancecode ge lden voor Bergopwaarts als geheel. Alle werknemers geven tenslotte vorm aan de transparante en maatschappelijke organisatie die Bergopwaarts is. Het schrijven van deze visie geeft ons als bestuurder en interne toezichthouders van Bergop waarts de kans ons uit te spreken over hoe wij ons inzetten voor de belangh ebbenden van Bergop waarts. Dat zijn huurders , woningzoekenden, werknemers, samenwerkingspartners en externe toezichthouders. Deze tekst is dan o ok bedoeld voor onze belanghebbenden in brede zin en richt zich zowel op het nu als toekomst. We presenteren onze visie in drie delen: 1. De visie op besturen en toezicht houden 2. Vormgeven aan besturen en toezicht houden 3. Kaders en randvoorwaarden voor besturen en toezicht houden
PAGE – 2 ============
2 / 7 1 Visie op besturen en toezicht houden Bergop waarts is als woningcorporatie een maatschappelijke onderneming met een maatschappelijke opdracht op het gebied van volkshuisvesting. We geven onze inzet vorm volgens onze strategische visie die rust op drie kernwaarden : Samen, Persoonlijk en Betrokken . Wij dragen zorg voor wonen in een leefbare omgeving, waarbij we samen met tal van partners zorg en voor prettige en goede woon – en leefomstandigheden voor on ze huurders. Het waarmaken van toegevoegde maatschappelijke waarde staat voorop . Het financieel gezond blijven van de organisatie op lange termijn is daarvoor noodzakelijk. Professioneel bestuur en adequaat intern toezicht zijn de basis van een goed functionerende corporatie die maatschappelijke meerwaarde genereert. Zowel bestuurder als RvC van Bergopwaarts hebben hierbij een specifieke rol. Deze verschillen van aard . D e wis selwerking ertussen is belangrijk voor het goed functioneren van het bestuur en toezicht. Bij complexe vraagstukken zoeken toezichthouders en bestuurder elkaar op. Samen zijn we immers verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen van Bergop wa arts vanuit de vastgestelde strategie . M et verstandige inzet van de bijbehorende (financiële) middelen. De visie op besturen We kennen bij Bergopwaarts een een hoofdig bestuur. De bestuurder is eindverantwoordelijk en is aanspreekbaar op alles wat Ber gopwaarts aangaat . De RvC stelt de bestuurder aan voor het besturen en aansturen van Bergop waarts . E n voor het realiseren van maatschappelijke meerwaarde door het uitvoeren van de volkshuisvestelijke taken in het werkgebied. Hierbij werken we vanuit de opgestelde missie, visie en doelstellingen . Deze vormen de basis voor ons meerjarig ondernemingsplan en dus vo or al onze activiteiten in de komende jaren. In ons ondernemingsplan zijn onze drie kernwaarden verder uitgewerkt. De voornaamste opdracht van Bergop waarts is het goed en passend huisvesten van mensen die om uiteenlopende redenen afhankelijk zijn van soci ale woonruimte, nu en in de toekomst. Daarom beoordelen we ieder investeringsbesluit mede vanuit het lange termijn perspectief en vanuit duurzaam (toekomstbestendig) volkshuisvestelijk belang. Om de goede keuzes te maken, hebben we structureel en over de diverse belanghebbenden van Bergop waarts. De b estuur der k an alleen aan de taken en verantwoordelijkheden voldoen met een goed functionerende organisatie waarin prettig gewerkt kan worden. Daarom vinden we bij Bergopwa arts goed werkgeverschap een belangrijk onderdeel van goed besturen. Vanuit de principes Samen , Persoonlijk en Betrokken , werken we bij Bergop waarts . We maken gebruik van de expertise en professionaliteit van onze wer knemers . De bestuurder zorg t voor coördinatie bij realisatie van doelstellingen en voor continuïteit op basis van onze visie. Vanuit bovenstaande overtuigingen kiezen we ervoor om Bergop waarts een waarde gedreven organisatie te laten zijn. We denken bove nal vanuit wat we echt belangrijk vinden en laten dit leidend zijn bij de beslissingen die we nemen. De bestuur der zorg t voor weloverwogen besluitvorming en kaders daarvoor. Dit creëert de randvoorwaarden voor goed toezicht, zowel extern als intern. On ze openheid en waarden gedreven visie op besturen zijn de basis voor de relatie met de RvC.
PAGE – 3 ============
3 / 7 De visie op toezicht De RvC houd t intern toezicht op de bedrijfsvoering en realisatie van de doelstellingen van Bergop waarts. Formeel ken t de RvC drie rollen : werkgever van het bestuur , toezichthouder en klankbord van het bestuur. De RvC heeft een formele relatie met de b estuur der . E en zekere afstand is noodzakelijk voor goed toezicht. De verstandhouding tussen de bestuur der en de RvC is gebaseerd op ver trouwen en transparantie. Samen staan bestuurder en interne toezichthouders aan de lat om Bergop waarts optimaal te laten slagen. Weliswaar vanuit verschillende rollen maar met dezelfde prioriteiten en vanuit wederzijds respect. Als werkgever heeft de Rv C de formele taken als beoordelen en waarderen van de inzet en prestaties van het bestuur . Betrokken, tevreden werknemers presteren het beste . Dat geldt ook voor het bestuur . Daarom heeft de RvC ook aandacht voor het werkgeluk en de ontwikkeling van de bes tuu rder . Op de hoogte zijn en blijven van ontwikkelingen binnen de werkorganisatie van Bergop waarts is daarbij nodig en vanzelfsprekend. De rol van interne toezichthouder vervu lt de RvC vanuit vertrouwen en transparantie. De RvC vertrouw t erop dat de b estuur der en de organisatie de RvC alle informatie bied en die nodig is voor goed intern toezicht. Soft controls zoals halfjaarlijkse gesprekken met de OR zonder de bestuurder en informele contacten met managers, medewerkers en de controller v ormen voor de RvC toetsmomenten voor dit vertrouwen. De RvC is transparant in zijn overwegingen en dur ft te vertrouwen op de expertise van de werknemers van Bergop waarts. De RvC aanvaard t daarbij de aanspreekbaarheid en aansprakelijkheid die bij zijn rol h oort. Goed intern toezicht vraagt om een competente RvC . Toezichthouden kan complex zijn en v raagt om De RvC is zelfbewust, reflectief en kritisch. Ook ten opzichte van de samenstelling van de RvC , z owel wat betreft profielen als personen. Om aansluiting te houden met belangh ebbenden van Bergop waarts is het belangrijk dat de samenstelling van de RvC past bij de beh oeften van de samenleving en specifiek bij de doelgroepen van Bergop waarts. De RvC beoordeelt dit in haar jaarlijkse evaluatie. Het houden van toezicht op een complexe organisatie als Bergop waarts met een diversiteit aan opgaven, belanghebbenden en wett elijke kaders is een taak die vraagt om maatwerk in toezicht. Zonder aan wet – en regelgeving voorbij te gaan , kunnen verschillende situaties vragen om situationeel toezicht en bestuur. In deze gevallen stemt de RvC rollen en rolverdeling onderling en met de bestuur der goed af voor optimaal resultaat.
PAGE – 4 ============
4 / 7 2. Vormgeven aan besturen en toezicht houden Aan de hand van de vijf principes van de Governancecode 2020 beschri jven RvC en bestuurder hoe wij in de praktijk vormgeven aan besturen en toezicht houden bij Bergop waarts . 2.1 Bestuur en RvC hanteren waarden en normen passend bij de maatschappelijke opdracht. Bij het invullen van de maatschappelijke opdracht staat het belang van (toekoms tige) huurders voorop. Bergop waarts werkt volgens de normen en waarden die in de Governancecode zijn opgenomen met betrekking tot integriteit, transparantie, competenties, voorbeeldgedrag, maatschappelijke verbondenheid en risicobeheersing. RvC en bestuur der hebben aandacht voor een open , integere en inclusieve organisatiecultuur. Dat doe t de RvC bijvoorbeeld door hierover twee keer p er jaar met de OR van gedachten te wisselen zonder bestuurder . Daarnaast wordt het onderwerp integriteit ( zowel van medewerk ers, bestuurders als RvC ) met enige regelmaat tijdens RvC – vergaderingen geagendeerd en is het onderdeel van de zelfevaluatie van de RvC . RvC en de bestuurder realiseren zich dat in hun rol voorbeeldgedrag op dit gebied van groot belang is. Dit is dan ook onderdeel van het introductieprogramma van RvC – leden . Daarnaast zijn voorbeeldgedrag en integriteit vaste onderd elen van het jaarlijkse remuneratiegesprek tussen RvC en de bestuurder. 2.2 Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af. Volgens de voorwaarden in de Governancecode 2020 hanteert Bergop waarts transparant de kaders voor toezicht en bestuur . Daarnaast kan ook in contacten met belangh ebbenden om uitleg e n toelichting worden gevraagd. We zijn altijd bereid om daarover het gesprek te voeren. In de contactmomenten met belangh ebbenden stellen we ons hiervoor open op . In het jaarverslag is een uitgebreide parag raaf opgenomen waarin de RvC zich verantwoord t . De ze transparantie is ook zichtbaar in de vergaderstructuur. Documenten worden voorzien van een opleg notitie met daarin een duidelijke vraagstelling, de belangrijkste zorg – en bespreekpunten waar de dialoog tussen de b estuurder en de RvC over moet gaan , vergezeld van een onafhankelijk advies van de controller. De RvC is integraal verantwoordelijk. Dit impliceert dat de commissies voorbereidend werken en dat besluitvorming alleen in de reguliere RvC – vergaderingen plaatsvindt. Naast de bestuurder kan ook het management aanwezig zijn bij commissievergaderingen. De agenda van de commissies wordt opgesteld in overleg tussen de bestuurder en de commissievoorzitter. 2.3 Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak. Zowel voor leden van de RvC als voor de bestuur der van Bergop waarts zijn p rofiel en opgesteld d ie beschri jven welke vaardigheden en competenties (toekomstige) commissarissen en bestuurders moeten hebben. Jaarlijks evalueert de RvC of de functieprofielen van de commissarissen nog passen bij de opgave en de kennis en vaardigheden waarom de samenleving vraagt. Bij werving van een nieuwe commissaris of bestuurder kijken we expliciet naar de behoefte van de doelgroep. Bestuur der e n RvC zijn geschikt voor hun taak volgens de gestelde normen. Voor het juiste gevoel en adequaat toezicht brengt de RvC kennis en ervaring direct uit de samenleving in de bestuurskamer. Bijvoorbeeld d oor het uitnodigen van belangh ebbenden of door zelf te e rvaren hoe de leefbaarheid in een wijk aanvoelt. Zittende commissarissen en de bestuurder blijven zichzelf ontwikkelen , voldoen jaarlijks aan de certificeringseisen en zijn op de hoogte van relevante ontwikkelingen in de samenleving.
PAGE – 5 ============
5 / 7 2.4 Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbenden partijen. De b estuur der en de RvC van Bergop waarts willen Persoonlijk en Betrokken zijn, voor huurders, werknemers en andere bela ngh ebbenden . Dat vraagt om regelmatige ontmoetingen met deze belangh ebbenden . Voor toezicht met gevoel en kennis vanuit de samenleving moet de traditionele wijze van toezichthouden wijken voor een nieuwe aanpak. Dat betekent onder meer dat huurderscommissa rissen een actieve en belangrijke rol hebben en krijgen. Openheid en transparantie zijn hiervoor noodzakelijk . Wat de organisatie doet, welke keuzes worden gemaakt en waarom, delen we met onze belangh ebbenden . Omdat we verantwoording afleggen en omdat het hoort bij samenwerken. Als netwerkpartner is de bestuur der van Bergop waarts zichtbaar in de lokale samenleving. C ommissarissen onderhouden hun eigen lokale netwerk . V anuit hun rol als toezichthouder maar ook vanuit hun eigen professie. In enkele jaarlij kse themabijeenkomsten agendeert de RvC samen met de b estuur der netwerkpartners kennis neemt van ontwikkelingen en samenwerkingsmogelijkheden. nden aan hun activiteiten. Het werk van Bergop waarts kent een verscheidenheid aan (tegenstrijdige) belangen, belangh ebbenden en opgaven. Een extra uitdaging is zorgdragen voor de juiste werkwijze op korte termijn die voldoet aan de eisen van externe toezi chthouders . T erwijl lange termijndoelstellingen, ontwikkelingen en belangen ook worden gediend. Om deze uitdagingen samen te brengen en hierop vervolgens op te acteren, is maatwerk nodig . En de bestuur der en de RvC vanuit hun eigen rol dienen te beheersen. Enerzijds vraagt om harde controlmechanisme n zoals kaders die vastliggen in een statuten, reglementen en beleid. Kaders ook zoals een duidelijke PDCA – cyclus en een heldere rol voor de interne onafhankelijke controller en externe accountan t. Daarnaast is voldoende aandacht van de bestuur der en de RvC voor de eerder benoemde softcontrols essentieel. Met name hier is het sam enspel tussen RvC en bestuur der van groot belang. Binnen de formele taken en verantwoordelijkheden komen wij gezamenlijk tot een passende aanpak : d e bestuurder geeft vanuit zijn rol primair richting en duiding op deze gebieden en betre kt d e RvC daarbij.
PAGE – 6 ============
6 / 7 3. Kaders voor besturen en toezicht houden Bergop waarts is als Toegelaten Instelling volkshuisvesting gebonden aan de Woningwet en als lid van brancheorganisatie Aedes gebonden aan naleving van de Governancecode 2020. De gehele organisatie, ook de RvC en de bestuur der , werkt volgens deze wet – en regelgev ing. De strategische visie van Bergop waarts beschrijft hoe wij vormge ven aan de invulling van de kernta ken en op welke manier doelstellingen gerealiseerd zullen worden. Onderdeel hiervan betreft de doorvertaling in SMART prestatieafspraken met de bestuur der . Deze worden jaarlijks opgesteld, besproken in een tussentijds voortgangsgesprek en uiteindelijk beoordeeld. De RvC bewaakt samen met het de b estuur der dat er in de visie en in de doelstellingen evenwicht bestaat tussen stenen, geld en maatschappij. 3.1 Controle op naleving en actualisatie van kaders voor besturen en toezicht houden We kunnen als RvC en als bestuurder alleen actief verantwoording afleggen als we onszelf (laten) controleren. Dat herinnert ons aan de diversiteit aan wet – en regelgev ing waaraan we zijn gebonden en houdt ons scherp op het naleven daarvan. Bergop waarts werkt met een register 1 van alle statuten, reglementen, visies, beleidsdocumenten en afdelingsplannen die de organisatie kaders bieden waarbinnen we werken. Dit register biedt niet alleen een overzicht maar ook een planning voor het herzien van de documenten. O ok alle besluiten van de bestuurder en goedkeuringsbesluiten van de RvC worden door de controller getoetst aan de vigerende kaders. Dit onderwerp maakt ook onderdee l uit van de jaarlijkse zelf evaluatie. Bergopwaarts werkt met een jaarkalender voor alle governancedocumenten. Daarmee zijn de actualiteit van deze documenten en de acties zoals opgenomen in deze documenten geborgd. 3.2 Toezichts – en toetsingskader Bergop waarts Onderstaand model geeft onze kaders voor toetsing en toezicht weer. Bij uitwerking van de diverse statuten, reglementen en beleidsdocumenten volgen wij altijd vigerende wet – en regelgeving . aders geven we vorm aan besturen en toezicht houden door zachtere controle – en toetsingsmechanismen. Deze zijn gebaseerd op eigen kennis en ervaring die ook gevormd wordt door ervaringen van en vanuit ons individuele (professionele) netwerk. 1 Dit register (Management Control Framework) is een dynamisch document voor interne controle en beheersing. Het omvat de documenten die in het model worden genoemd maar ook interne beleidsdocumenten.
66 KB – 7 Pages